• Archivalien-DB des Quantenprojekts basiert auf der Archivalien-DB der Bibliothek
• weitere Anregungen: OSIRIS-DB anschauen
• Sprache: englisch

Konventionen

• Main type und Document type
• Main type Correspondence wird bei Briefen, Postkarten, Telegrammen oder Briefentwürfen ausgewählt. Entsprechend ist in dem Feld Document type zu vermerken, ob es um ein Letter, Postcard, Telegram, Letter Draft geht
• Main type Unpublished Writing bezieht sich auf die Manuskripte, die nicht zu Korrespondenz gehören, entsprechend ist in dem Feld Document type Collection, Notes, Publication Draft, Lecture Draft usw. zu vermerken. Die Mikrofilme, die neu digitalisiert worden sind, gehören auch in die Kategorie Unpublished Writing, allerdings sind sie meistens in dem FileMaker schon vorhanden, also nach dem Mikrofilm mit entsprechender Nummer suchen und den Eintrag vervollständigen (Anzahl der Images usw.). Die Informationen aus der info-Datei, die ein neu digitalisierter Film meistens enthält gehören zu Physical descr., z.B. AHQP, M/f No. 8a
• In dem Fall, wenn das Manuskript zu den oben genannten Kategorien nicht gehört, wird Other Archival Material als Kategorie ausgewählt

• Achtung! Da das Feld Generated_title nur bei Correspondence automatisch erzeugt wird, ist sehr wichtig bei Unpublished Writing, Other Archival Material und Published Document Title auszufüllen, sonst wird später ein leeres Feld bei Publizieren auf der Webseite nach „Rerender Labels and titles“ erscheinen

• Call number
• Vergeben der Callnumber: AHQP, M/f No. XX, Sect. X-XXX e.g.: AHQP, M/f No. 92, Sect. 1-906 oder AHQP, M/f No. 83, Sect. B-001

• Document description
• Hier wird genau auf den einzelnen Brief usw. eingegangen und vermerkt, ob er per Hand geschrieben wurde und ob der Autor ihn unterschrieb oder nicht. Außerdem, ob es in diesem Fall um Original, Kopie usw. handelt

• Physical description
• Erfassen von doppelt gescannten Files in AHQP foldern
  • teilweise werden bedingt durch die technischen Bedingungen des Scan-Vorganges seitens der Digis kurze Abschnitte doppelt gescannt, häufig werden diese erst beim Zerteilen der Filme aufgefunden

• Bessere Version heraussuchen und andere doubles löschen
• In bib_quantum_archive unter Feld 'Physical description' vermerken, welche Seiten gelöscht wurden

Beispieleintrag unter bib_quantum_archive ID: 14759

• Erfassen und Benennen von Dokumenten, die für die Zuteilung in Einzeldokumente zerteilt werden müssen, da auf einem Image Rückseite eines und Vorderseite des nächsten Dokumentes enthalten sind:
  • Im Ordner, im dem der gesamte Film liegt, werden die Images anstatt „Führende Null + drei Ziffern“ gemäß „drei Ziffern + Null am Ende“ benannt, z.B. 0020 anstatt 0002
  • Wird in den Ordnern für die einzelnen Dokumente das ursprüngliches Image (Gesamtimage) zerteilt, bekommt das erste Teildokument die Endziffer 1, das zweite die Endziffer 2, usw. Z.B. 0020 wird zerteilt in die zwei Teildokumente: 0021 und 0022
  • Images, die schlecht oder gar nicht lesbar sind, werden bei der Unterteilung in Teildokumente
    • in einen separaten Teilordner angelegt, wenn Metadaten angegeben werden können (u.U. auch aufgrund vorangestellter Katalogkärtchen) oder
    • dem vorangegangenen Teildokument zugeordnet, wenn keine eigenen Metadaten erfasst werden können.
    • Bitte dann Vermerk unter „Physical Description“, dass zusätzliche, vermutlich nicht zum Dokument gehörige Images diesem Teildokument zugeordnet worden ist
  • Als Beispiel siehe Mikrofilm 84

• Ist ein Film verkehrt herum gescannt worden, bitte vorgehen wie im Beispiel Film 83

• No. of scans
• z.B. 2 [0044 - 0045] (bei AHQP, M/f No. 63, Sect. 1-023) - d.h. 2 - Anzahl der Images, dann im Klammern [die Nummer der Scans in dem Film, von-bis]
• Wenn ein Image zwei Abbildungen enthält, die nicht zum selben Brief gehören, zerschneidet man diesen Scan und vergibt folgende Nummer: bei 0041 - 0041a und 0041b, z.B. AHQP, M/f No. 63, Sect. 1-020

• Author und Person to
• Name, Vorname: z.B. Schlick, Moritz (die große Hilfe bei der Suche nach den Vornamen ist: http://photos.aip.org/index.jsp)
• bei mehreren Autoren: s. AHQP, M/f No. 82
• wenn der Autor unbekannt ist: Author unidentified (z.B. AHQP, M/f No. 43, Sect. 4, 005)

• Date_range_from to und Date orig form
• Date orig form bezieht sich auf das Datum, wie es im Original auf dem Briefumschlag oder im Brief steht, z.B. Juni 1967 (HR-026-09-02), in diesem Fall vermerkt man entsprechend 01.06.1967 in dem Feld Date_range_from (das Datum, an dem der folgende Brief frühestens geschrieben wurde) und 30.06.1967 in dem Feld Date_range_to (das Datum, an dem der folgende Brief spätestens geschrieben wurde)

• Language
• wenn der Brief in einer Sprache geschrieben worden ist, die nicht in der Liste erscheint, fügt man sie folgendermaßen hinzu:

Ablage-Definieren-Wertelisten-Language-Bearbeiten

• Content notes
• die Anzahl der Briefe, der Zeitabschnitt, in dem die Korrespondenz zwischen bestimmten Personen stattfand: z.B. (Admin. corresp. and miscellanea Jan.-April 1924), s. AHQP, M/f No. 60, Sect. 2-002 (alle in der Sect. 2) oder (5 letters from Born, Max to Van Vleck, John Hasbrouck during 1924 - 1926), s. AHQP, M/f No. 49, Sect. 3-009

• Archival_notes
• z.B. 115/Reich-13 oder AHQP, M/f No. 81 E-012

• Images und Path
• bei Access rights immer MPIWG only auswählen
• Path bezieht sich auf den Ordner im welchen die Images auf foxridge sich befinden, z.B. bei AHQP, M/f No. 83, Sect. 1-001:

/permanent/echo/quantum_project/ahqp/083/083_001-001/index.meta